NB NeuroByte

Taller aplicado CPC Biobio

Google Workspace + IA para redisenar procesos internos

Hoy trabajaremos con procesos reales del equipo para identificar oportunidades de mejora y demostrar como Google Workspace, Gemini y automatizaciones pueden apoyar el trabajo diario.

Fecha del taller 08:30 a 11:30 NeuroByte
De procesos reales a automatizaciones aplicadas

Gemini, NotebookLM, Data Studio y Workspace Studio como kit de trabajo.

Punto de partida

Objetivo del taller

Usaremos los propios procesos del equipo CPC como punto de partida para diagnosticar madurez digital, identificar oportunidades de mejora y demostrar dos casos aplicados de automatizacion con Google Workspace + IA.

Levantar madurez digital del equipo Identificar procesos que consumen tiempo Explorar oportunidades con IA Aplicar dos casos practicos Mostrar una experiencia avanzada tipo WOW

Agenda

Ruta de la jornada

Apertura
Formulario diagnostico + madurez digital
Dashboard de madurez y procesos
Caso 1: boletin/minuta para socios
Caso 2: reporteria y envio personalizado
Automatizacion con Workspace Studio
Cierre base
Demo WOW opcional

Metodo

De datos reales a oportunidades concretas

1Respondemos formulario
2Observamos madurez digital
3Analizamos procesos y brechas
4Aplicamos dos casos practicos
5Cerramos con automatizacion avanzada

No sera una charla de herramientas. Sera una experiencia practica para mirar procesos y transformarlos.

Paso 1

Completar formulario diagnostico

Antes de comenzar, necesitamos levantar una radiografia rapida del equipo: uso de herramientas, nivel de madurez digital, procesos principales y tareas que consumen mas tiempo.

Pinchar aqui para completar el formulario https://forms.gle/emys2GuYo19A4FXdA

Cuando terminemos, revisaremos las respuestas en el dashboard para adaptar los ejemplos del taller.

Medicion

Que mediremos: madurez digital Workspace + IA

1No la conozco
2La conozco, no la uso
3La uso a veces
4La uso regularmente
5La domino y enseno

Comunicacion

Gmail, Meet, Calendar, Chat

Documentos

Docs, Slides, Forms

Datos

Sheets, Data Studio

Organizacion

Drive, Sites

IA

Gemini, Gemini en Sheets, NotebookLM, Workspace Studio

Panel vivo

Radar de madurez digital CPC Biobio

Este panel se alimenta desde las respuestas del formulario y nos ayudara a adaptar la jornada.

Abrir panel en pantalla completa

Abre el panel en pantalla completa para revisar los resultados

En pantallas bajas el reporte embebido pierde legibilidad. Esta opcion evita recortes, scrollbars internos y problemas con el boton de maximizar.

Abrir dashboard

Diagnostico

Que oportunidades buscaremos

Procesos repetitivos
Informacion dispersa
Redaccion frecuente
Reportes manuales
Seguimiento informal
Coordinacion entre areas
Datos que podrian transformarse en decisiones
Documentos que podrian convertirse en conocimiento

Una organizacion no mejora solo usando IA. Mejora cuando identifica que procesos vale la pena redisenar.

Practica

Hoy trabajaremos dos casos

Caso 1

Boletin/minuta para socios

Convertir documentos y antecedentes dispersos en un borrador colaborativo de boletin o minuta ejecutiva.

Drive, NotebookLM, Gemini, Google Docs, Gmail, Sheets
Caso 2

Reporteria y envio personalizado

Usar una planilla de seguimiento para generar mensajes personalizados, reportes y estados de envio.

Sheets, Gemini, Gmail, Docs, Data Studio, Workspace Studio

Caso 1

De documentos a boletin/minuta

Drive con documentos fuenteNotebookLM analiza fuentesGemini estructura contenidoGoogle Docs genera borradorGmail prepara correoSheets registra estado

Este flujo convierte informacion dispersa en un producto comunicacional trazable, revisable y colaborativo.

Caso 1

Actividad guiada

  1. Revisamos carpeta Drive con documentos fuente.
  2. Cargamos o usamos fuentes en NotebookLM.
  3. Pedimos resumen ejecutivo, impacto para socios y puntos clave.
  4. Generamos propuesta de boletin/minuta.
  5. Creamos Google Doc colaborativo.
  6. Preparamos correo de revision.
  7. Registramos estado del proceso.
Prompt 1

Genera una minuta ejecutiva a partir de estas fuentes. Incluye contexto, puntos clave, impacto para socios, riesgos, oportunidades y proximos pasos.

Prompt 2

Convierte esta minuta en un boletin institucional para socios, con tono claro, ejecutivo y orientado a la accion.

Caso 1

Resultado esperado del caso 1

Documento GoogleBoletin preliminar para socios CPC Biobio
CorreoRevision interna
SheetsMatriz de seguimiento
EstadoEn revision / Aprobado / Enviado

Lo importante no es solo redactar: es dejar trazabilidad, colaboracion y posibilidad de repetir el proceso.

Caso 2

Reporteria y envio personalizado

Google Sheets con base de sociosGemini interpreta estadoMensaje personalizadoGmail crea borrador/envioSheets actualiza estadoData Studio muestra avance

Este flujo convierte una planilla operativa en comunicacion personalizada y seguimiento.

Caso 2

Actividad guiada

  1. Revisamos base ficticia de socios/clientes.
  2. Clasificamos estados o situaciones.
  3. Generamos mensajes personalizados.
  4. Creamos borradores de correo.
  5. Actualizamos estado de envio.
  6. Visualizamos avances o pendientes.
Columnas ejemplo

Socio | Contacto | Correo | Estado | Indicador | Observacion | Mensaje generado | Estado envio

Prompt

Genera un mensaje personalizado para este socio considerando su estado, observacion y accion sugerida. Usa tono institucional, claro y cordial.

Caso 2

Resultado esperado del caso 2

Planilla enriquecida
Mensajes personalizados
Borradores de Gmail
Estado de envio actualizado
Vista agregada de seguimiento

Una planilla bien disenada puede transformarse en un sistema liviano de gestion y comunicacion.

Automatizacion

De uso manual a automatizacion con Workspace Studio

Workspace Studio permite transformar tareas repetitivas de Google Workspace en flujos asistidos por IA, sin partir construyendo una aplicacion completa.

Flujo boletin

Nuevo tema en Sheet -> Gemini genera resumen -> se crea Google Doc -> se notifica para revision

Flujo reporteria

Fila marcada como "Listo para enviar" -> Gemini genera mensaje -> Gmail crea borrador -> Sheets actualiza estado

Despues del taller

Automatizaciones futuras posibles

Generador recurrente de boletines
Asistente de minutas de comite
Seguimiento automatico de compromisos
Reportes personalizados para socios
Alertas por procesos criticos
Dashboard ejecutivo de gestion interna
Base de conocimiento documental con IA
Asistente interno con Gemini API

Demo avanzada

Demo WOW: asistente IA sobre procesos CPC

Como capa avanzada, es posible construir un asistente que consulte las respuestas del diagnostico, identifique brechas y genere recomendaciones estrategicas.

?Cual es la madurez digital del equipo? ?Donde estan las mayores brechas? ?Que procesos tienen mayor potencial de automatizacion? ?Que quick wins se pueden implementar en 30 dias? ?Que hoja de ruta 30-60-90 dias recomiendas?

Esto ya no es solo usar herramientas: es construir soluciones inteligentes sobre datos y procesos reales.

Cierre ejecutivo

Cierre: informe ejecutivo generado con IA

Con las respuestas y evidencias del taller se puede generar un informe preliminar para gerencia.

1. Resumen ejecutivo 2. Perfil de madurez digital 3. Procesos levantados 4. Brechas detectadas 5. Automatizaciones demostradas 6. Quick wins 7. Recomendaciones 8. Hoja de ruta 30-60-90 dias

Cierre

De herramientas a capacidades organizacionales

Google Workspace con IA no solo sirve para escribir correos o resumir documentos. Sirve para diagnosticar procesos, redisenar flujos de trabajo, automatizar tareas repetitivas y construir una base para soluciones inteligentes.

1Productividad individual
2Automatizacion de procesos
3Soluciones inteligentes a medida

Gracias, CPC Biobio.